فهم الخدمة والنتيجة المطلوبة
تحديد رحلة النزيل والنتيجة التي تحتاج إلى اعتماد مكتوب
تخدم شاتل الفنادق لوفود المؤتمرات في الإمارات احتياجات منظمي المؤتمرات والفنادق وشركات إدارة الوجهات والجهات المستضيفة ومنسقي الوفود. ويتمثل نطاق الرحلة العملي في وصول الوفود من المطار أو الفندق، والتنقل إلى جلسات المؤتمر والبرامج الجانبية والعودة على دفعات. وقبل اعتماد المركبة أو الموعد، يجب إرسال التاريخ ونقطة الالتقاء والوجهة وعدد الركاب ووقت الحضور والعودة والأمتعة وتعليمات الدخول واسم الشخص المخول بالموافقة على التغييرات.
أهم نقطة في هذه الخدمة هي أن قد تصل الوفود على رحلات مختلفة وتغادر الجلسات في أوقات متباينة، لذلك يجب الفصل بين المواعيد الثابتة وأوقات خروج الضيوف التقديرية. لذلك يفصل النطاق المكتوب بين المعلومات الثابتة والشروط المرتبطة بعرض السعر، ويوضح ما يقع على الفندق أو المنظم وما يحتاج إلى مراجعة للمسار أو المركبة أو الجاهزية التشغيلية.